1. Respect du droit européen en matière de protection des données à caractère personnel et de toute autre législation locale applicable

Nous nous engageons à respecter toute législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel et nous veillerons à ce que les Données à caractère personnel soient collectées et traitées conformément aux dispositions du droit européen en matière de protection des données à caractère personnel et de toute autre législation locale applicable, le cas échéant.

2. Licite, loyauté et transparence

Tout Traitement de Données à caractère personnel que nous opérons est réalisé de façon licite au sens du RGPD. Il est possible que nous soyons tenus de Traiter vos Données à caractère personnel dans le cadre (i) de l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ; (ii) du respect d’une obligation légale qui nous incombe ; (iii) de la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou de ceux d’une Personne concernée ; (iv) de votre consentement préalable au Traitement en question ; (v) des intérêts légitimes poursuivis par Le Logement Molenbeekois, à moins que ne prévalent vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux ; et (vi) de l’exécution d’une mission d’intérêt publique ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont nous serions investis.

Lorsque nous Traitons vos Données à caractère personnel, nous porterons à votre connaissance une notice d’information ou une politique relative à la protection de vos Données à caractère personnel comprenant notamment les informations suivantes : qui est Responsable du traitement de vos Données à caractère personnel, quelles sont les finalités du Traitement de vos Données à caractère personnel, qui sont les destinataires de vos Données à caractère personnel, quels sont vos droits et comment vous pouvez les exercer, sauf dans le cas où cela se révèlerait impossible ou exigerait des efforts disproportionnés.

Lorsque la législation locale applicable l’exige, nous vous demanderons votre consentement au préalable (par exemple, avant de collecter des Données à caractère personnel sensibles)

3. Légitimité du traitement, limitation de la finalité et minimisation de la collecte des données à caractère personnel

Les Données à caractère personnel sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sauraient être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.

Afin de nous permettre de vous fournir nos services, vous êtes tenus de nous communiquer certaines Données Personnelles. Le Logement Molenbeekois traite vos données uniquement aux fins suivantes :

• Pour remplir notre mission d’intérêt publique conformément à notre objet social repris dans nos statuts ;
• Pour satisfaire aux dispositions auxquelles nous sommes soumis, qu’elles soient d’ordre légal, réglementaire, administratif, général et spécifique ;
  • En tant qu’utilisateur du site https://llm.be/, lorsque vous nous contactez par le biais du formulaire de contact, par courriel ou par téléphone, les Données Personnelles permettant de répondre à votre demande et améliorer la qualité de nos services ;
  • En tant que candidat-locataire, les Données Personnelles permettant de réaliser votre inscription et de vous fournir les services que vous sollicitez.
  • En tant que locataire, les Données Personnelles permettant d’exécuter le contrat et ainsi respecter nos obligations tant au niveau social (visite domiciliaire, enquête de salubrité, …) administratif (calcul du loyer, détection de fraude, plan de paiement, …) que technique (suivi locatif, entretien et travaux).

4. Destinataires des Données Personnelles et garantie en cas de transfert vers des pays tiers

Vos Données Personnelles en notre possession sont traitées principalement par les collaborateurs de notre société, lesquels sont soumis au respect strict des règles de confidentialité, des lois et règlements relatifs à la protection des personnes physiques en matière de traitement de leurs données personnelles.

Pour la réalisation des finalités décrites à l’Article 3, nous sommes susceptibles de transmettre vos Données Personnelles :

• A vous-même ou à votre représentant légal (administrateur provisoire, médiateur), à votre représentant (conseil professionnel, avocat) ou à toute autre personne mandatée ou autorisée à cet effet par vos soins ;
• A des tiers (les « destinataires ») :
  • A notre organe de tutelle, la Société du Logement de la Région de Bruxelles-Capitale (SLRB), aux différents Services Publics et autres organes publics en fonction de leurs compétences respectives et par application d’une obligation légale qui s’impose à nous ;
  • Des fournisseurs de services externes et en particulier des fournisseurs de services informatiques et d’hébergement ;
  • Notre comptable et réviseur d’entreprise qui sont tenus à une obligation de confidentialité ;
  • Notre secrétariat social ;
  • A vos créanciers et leurs huissiers dans le cadre d’une procédure exécutoire ;
  • A vos avocats, huissiers de justice, experts et à la Justice en cas de contentieux ;
  • Nos avocats, huissiers de justice, expert.

Le Logement Molenbeekois s’assure que ses sous-traitants garantissent le même niveau de protection qu’elle-même et exige une garantie contractuelle que ces sous-traitants traiteront vos données exclusivement dans le but autorisé, avec la discrétion et la sécurité requises.

De manière générale, nous ne divulguerons pas publiquement vos données.

Le Logement Molenbeekois ne transmet pas de données à un pays non-membre de l’Espace économique européen, sauf si le destinataire établi en dehors de cet Espace présente des garanties appropriées afin de protéger vos données selon des standards équivalents à ceux imposés par la législation européenne.

5. Durée de conservation des données collectées

Après analyse, comme le RGPD impose que les données que nous collectons doivent être détruites après une durée fixe, Le Logement Molenbeekois a décidé que les données seront effacées en tenant compte des périodes précisées dans le registre de traitement et en regard des recommandations de l’autorité de tutelle.

Le Logement Molenbeekois a mis en place les mécanismes de destructions des données correspondant aux durées que nous avons indiquées.

Nous conserverons vos Données Personnelles pour une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et définies au point 3.

Au-delà̀ de la réalisation de ces finalités, Le Logement Molenbeekois est susceptible d’archiver certaines Données Personnelles, pour une période n’excédant pas 10 ans, afin d’être en mesure de défendre ses droits en justice et de se conformer à ses obligations, notamment en matière fiscale.

6. Sécurité des données à caractère personnel

Nous mettons en place les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les Données à caractère personnel contre toute modification ou perte accidentelle ou illicite ou contre tout utilisation, divulgation ou accès non autorisé, et ce conformément à la Politique du Groupe relative à la sécurité de l’information et des systèmes.

Ces mesures concernent entre autres :

• La sensibilisation du personnel au respect de son engagement contractuel de confidentialité;
• La sécurisation au niveau de l’accès physique ;
• La sécurisation au niveau du matériel ;
• Les serveurs sont régulièrement mis à jour ;
• Des pares-feux, basés sur un modèle à plusieurs niveaux, bloquent le trafic non autorisé.
• La gestion des accès : les collaborateurs ont accès en fonction des besoins pour l’exécution de leur travail et des nécessités requises par le service.
  • Sur le plan interne : la modification des droits et de l’accès n’est possible que moyennant l’approbation des responsables et le respect des procédures prévues en la matière.
  • Sur le plan externe : les (candidats) locataires n’ont accès qu’à leurs propres données.
• La sécurisation du transport de données : tout trafic de données via internet est crypté selon les normes actuelles disponibles sur le marché.
• La sécurisation contre les virus et accès à internet : tant les serveurs que les ordinateurs fixes et portables sont équipés des logiciels anti-virus nécessaires.
• La continuité du service est assurée via des moyens de sauvegarde redondants.

Néanmoins, Le Logement Molenbeekois ne peut être tenue responsable du détournement de ces données par un tiers malgré́ les mesures de sécurité prises.

7. Cookies

Notre Site web, https://llm.be, n’utilise pas des cookies et des technologies équivalentes.

8. Les droits des personnes concernées

Le Logement Molenbeekois s’engage à faciliter l’exercice des droits des personnes conformément à la réglementation applicable.

Voici la liste des droits des personnes :

8.1. Droit d’accès : permet à toute personne de demander à Le Logement Molenbeekois si elle a des données la concernant.

8.2. Droit de rectification : La personne qui constaterait, notamment après avoir exercé son droit d’accès, qu’il y a une ou plusieurs erreurs dans les données dont Le Logement Molenbeekois dispose à son sujet, peut lui demander de les rectifier.

8.3. Droit à l’effacement / Droit à l’oubli : le droit à l’oubli permet que les Données à caractère personnel soient effacées lorsque :

a. les Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard  des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;

b. la personne décide de retirer son consentement ;

c. la personne s’oppose au Traitement de ses Données à caractère personnel ;

d. ses Données à caractère personnel ont fait l’objet d’un Traitement illicite ;

e. ses Données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale ;

f. leur effacement est obligatoire pour garantir le respect de la législation applicable.

8.4. Droit à la limitation du traitement : une personne peut demander à limiter le Traitement lorsque :

a. elle conteste l’exactitude de ses Données à caractère personnel ;

b. Le Logement Molenbeekois n’a plus besoin de ses Données à caractère personnel aux fins du traitement;

c. elle s’est opposée au Traitement pour des motifs légitimes.

8.5. Droit à la portabilité des données : Le cas échéant, la personne peut demander la portabilité des Données à caractère personnel lui concernant qu’elle aurait communiquées à Le Logement Molenbeekois, et ce dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et a le droit de transmettre ces Données à caractère personnel à un autre Responsable du traitement sans que Le Logement Molenbeekois y fasse obstacle, lorsque :

a. le Traitement de ses Données à caractère personnel est fondé sur son consentement ou sur une relation contractuelle existante ; et

b. le Traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

c. Elle a également le droit d’obtenir que vos Données à caractère personnel soient transmises directement à un tiers de son choix (lorsque cela est techniquement possible).

8.6. Droit d’opposition : une personne a le droit de s’opposer (droit de « retrait ») au Traitement de ses Données à caractère personnel (notamment au profilage ou aux communications commerciales). Lorsque nous Traitons vos Données à caractère personnel sur la base de son consentement, la personne peut retirer son consentement à tout moment.

8.7. Droit de ne pas faire l’objet de décisions automatisées : La personne a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques lui concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire.

8.8. Droit d’introduire une réclamation : Au cas où notre réponse ne vous donnerait pas satisfaction et/ou que vous estimez que nous manquons à l’une de nos obligations légales et/ou contractuelles, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (DPA) par e-mail à l’adresse contact@apd-gba.be ou par courrier postal à l’adresse rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles.

9. Modification

Il est possible que nous mettions ponctuellement à jour la présente politique si nos activités ou nos obligations légales évoluent de manière substantielle. Dans le cas où nous apporterions des changements significatifs à la présente politique, nous publierons une note d’information sur notre site Internet au moment de l’entrée en application des changements en question et, le cas échéant, nous vous contacterons directement au sujet desdits changements par nos modes de communications habituels.

10. Nous Contacter

Si vous avez des questions concernant l’utilisation de vos données personnelles visée par cette charte, vous pouvez nous contacter par courrier adressé au Délégué à la Protection des Données du Logement Molenbeekois ou par e-mail à l’adresse rgpd@llm.brussels