Le Logement Molenbeekois engage UN-E ASSISTANT-E D’ACCUEIL ET D’ADMINISTRATION

Fondé il y a plus de 100 ans, le Logement molenbeekois est une société immobilière de service public (S.I.S.P.) de la Région de Bruxelles-Capitale qui gère un parc locatif constitué de 3.340 logements sociaux situés dans différents quartiers de la commune. Ce patrimoine, composé de flats, studios et appartements de 1 à 5 chambres, représente près de 9% des logements sociaux bruxellois.

 

En tant qu’immobilière sociale, les missions du Logement molenbeekois consistent à assumer la gestion technique du patrimoine (entretien des logements et de leurs équipements), veiller à l’extension et à l’amélioration du parc locatif (rénovation de logements anciens ou dotés d’un confort moindre), procéder à la location des logements conformément aux règles fixées par la législation et développer un dispositif d’accompagnement social des usagers en partenariat avec des acteurs spécialisés.

Rôle de la fonction

L’Assistant(e) d’accueil et d’administration a pour mission :

  • d’accueillir et d’informer toute personne qui se présente aux permanences du Logement Molenbeekois ;
  • être parfaitement au courant de la règlementation des logements sociaux et des critères d’attribution aux candidats, il/elle a un talent inné pour l’écoute et la guidance.
  • de prend en charge les demandes émanant d’occupants, des tâches de support administratif et l’accueil téléphonique.
  • travailler en étroite collaboration avec tous les services

Principales responsabilités

  • Accueillir toute personne se présentant à l’accueil.
  • Prendre en charge l’accueil téléphonique et assurer une prise en charge de premier niveau.
  • Relayer les questions et demandes vers la personne ad hoc si nécessaire.
  • Assurer le transfert d’information.
  • Informer sur la réglementation en matière de logements sociaux, des critères d’attribution, des points de priorité et des différents services d’accompagnement proposés par la société.
  • Remettre aux candidats le formulaire candidature et leur expliquer comment le remplir et quels sont les documents à joindre absolument à la demande.
  • Remettre un accusé de réception pour tout document.
  • Gérer le bail du nouveau locataire de A à Z, récolte des documents, préparation du dossier papier et encodage dans Phéniks, signature du bail avec le locataire, informer chaque département concerné pour sa partie.
  • Se charger de l’enregistrement des baux et de leur transmission au service social et s’assurer du bon classement des documents dans les dossiers locataires.
  • Assurer tout le suivi administratif des candidats en attente de logement et mutation que ce soit dans la BDR, Phéniks ou fichier excell mutations.
  • Encoder les nouveaux dossiers dans BDR pour les candidats et dans Phéniks et fichier excell pour les mutations et emplacements garage.
  • Assurer le Backup dans son service.

Tâches de la fonction

  • Accueillir quotidiennement les visiteurs
  • Répondre quotidiennement au téléphone
  • Trier le courrier du jour
  • Gérer les mails entrants
  • Répondre aux demandes émanant de candidats par courrier et par email
  • Remettre aux candidats le formulaire de candidature et leur expliquer comment le remplir et quels sont les documents à joindre absolument à la demande
  • Accueillir toutes les questions des candidats suite à l’introduction de leur dossier de candidature (concernant le statut, le délai, etc.) et y répondre, soit en entretien individuel, soit par courrier ou email
  • Rédiger et envoyer des courriers aux candidats en cas de dossier incomplet et mettre le dossier concerné en attente
  • Prendre contact avec les candidats dans le cas où certaines clarifications son nécessaires
  • Collecter les documents complémentaires envoyés par les candidats et les joindre aux dossiers
  • Faire signer les baux
  • Enregistrer les baux
  • Classer les documents
  • Organiser les visites des logements « sans concierges »
  • Gérer les badges
  • Assurer le suivi des baux à durée déterminée
  • Assurer le suivi des baux commerciaux
  • Créer les garanties locatives

Compétences requises

Niveau barémique de la fonction : C

  • Minimum secondaire supérieur 
 
 

 

 

Compétences savoir-faire:

  • Être un bon communicateur
  • Être organisé et rigoureux
  • Avoir d’excellentes capacités rédactionnelles
  • Savoir s’exprimer aisément
  • Avoir un sens de l’empathie
  • Avoir une excellente maîtrise des outils bureautiques
  • Avoir un esprit d’analyse
  • Savoir gérer les priorités
  • FR/NL
 
 

 

 

Compétences savoir-être :

  • Être capable d’autonomie
  • Savoir faire preuve d’une discrétion absolue
  • Savoir prendre du recul
  • Être flexible
  • Savoir prendre les initiatives nécessaires
  • Avoir un esprit d’analyse et une capacité d’anticipation
  • Savoir gérer son stress
  • Avoir un esprit d’équipe
 
 

 

 

Ce que nous offrons

  • CDI
  • Un salaire selon barème
  • Un 13ème mois
  • Tickets Restaurants de 8 €
  • Remboursement total des frais de transports publics
  • Une fonction variée et polyvalente

Pour postuler

Veuillez nous faire parvenir votre CV et une lettre de motivation à la direction des Ressources Humaines, sssamdi@llm.brussels avant le 30 août 2021.